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Instituto Serzedello Corrêa

Notas do 2º Encontro do GEPOM – Primeiro Dia: Contratos de Manutenção Predial

Abertura do primeiro dia – 3/7/2017

No primeiro dia do 2º encontro do GEPOM, os membros do grupo trocaram informações sobre os contratos de manutenção ditos “3 em 1”, isto é, contratos que incluem mão de obra, material e serviços eventuais.

Preliminarmente ao início do debate, os colegas do TCU, anfitriões do evento, apresentaram a estrutura do órgão e fizeram um breve comentário sobre a experiência da construção do Instituto Serzedello Corrêa (ISC), o qual foi projetado pelo corpo técnico do próprio TCU, considerando na sua concepção várias boas práticas de engenharia e preocupações com sustentabilidade, como a busca da classificação “A” na Etiqueta PBE Edifica.

Entre outras funções, o ISC organiza os cursos do TCU, mas está disponível para utilização por outros órgãos. O Senado Federal e o Banco do Brasil, por exemplo, já realizaram eventos no local.

Além disso, os colegas do TCU frisaram a importância do fortalecimento do grupo, a fim de compartilhar as experiências dos vários membros, unificar entendimentos e criar um fórum permanente de discussão.

Tema: Contratos de Manutenção 3 em 1

TCU

Os debates começaram com a apresentação do Sr. Virgílio, da Diretoria de Manutenção Predial (DIMAN) do TCU.

No TCU, as atividades de engenharia (obras) e de manutenção predial estão em uma mesma unidade organizacional, o que ajuda na dinâmica do trabalho.

O custo total com os contratos de manutenção é da ordem de 20 milhões de reais por ano. Foram listados 3 dos contratos mais relevantes: fornecimento divisórias, manutenção predial e elevadores.

O contrato de manutenção predial tem como principais atividades os serviços de hidráulica e elétrica. Quanto ao fornecimento de material, ele prevê 2.264 itens. A prestadora de serviço tem um estoque mínimo, alocado em um pequeno depósito, para não comprometer espaços. Os serviços eventuais são pagos por itens específicos e a mão de obra utilizada é diversa daquela alocada para os postos de trabalho fixos.

O sistema de gestão das ordens de serviços foi desenvolvido pelo próprio órgão e abarca serviços de diversos setores, não só de manutenção predial – a exemplo de limpeza e conservação predial. O sistema direciona automaticamente as solicitações para os setores corretos.

TJDFT

O eng. Gustavo Silva Magalhães, da Subsecretaria de Manutenções (SUMAN) do TJDFT, falou sobre o contrato de manutenção predial do órgão, que é responsável por 47 edificações, com 270.000 m² de área total construída.

Antigamente, o contrato do TJDFT não incluía material, que era adquirido por outras contratações. Isso aumentava consideravelmente o tempo para conclusão das ordens de serviços. Atualmente, o próprio contrato de manutenção conta uma lista extensa de itens, que é atualizada a cada renovação contratual.

No cenário atual, o contrato conta com mão de obra, materiais e serviços eventuais. São 177 postos de trabalho. Veículos e ferramentas estão incluídos.

A medição mensal para pagamento utiliza a lógica do Acordo de Nível de Serviço (ANS ou SLA, em inglês). Com o ANS, a fatura mensal da contratada é glosada caso os serviços prestados não atinjam um nível mínimo de desempenho definido em contrato. A glosa é feita diretamente no valor total da fatura, o que é diferente de aplicar uma multa, que necessita de procedimento administrativo específico.

A utilização do ANS incentivou a melhoria da qualidade dos serviços prestados pela contratada. Como exemplo, foi dito que 70% da mão de obra foi renovada ao longo dos anos.

O montante pago mensalmente para os postos de trabalho é fixo e o de material e serviços eventuais é variável, de acordo com a execução do período de medição.

O sistema de gestão de ordens de serviços utilizado no TJDFT é o Sigma, variante do Máximo, da IBM. Em 2016, foram geradas 10.900 ordens de serviço.

MPF

O Ministério Público Federal foi representado pelo Secretário de Engenharia e Arquitetura, o eng. André Kuhn.

O contrato de manutenção prevê exclusivamente mão de obra, sendo os materiais adquiridos em contratos específicos pelo próprio órgão. Isso resulta em maiores custos e esforços para a unidade.

O eng. André Kuhn ecoou o principal problema discutido no primeiro encontro do GEPOM no âmbito da manutenção: alterações de layout, tema que merece uma discussão à parte pelo grupo.

Explicou ele que, devido aos picos de demanda nas férias por alterações de layout e pintura, a PGR elabora contratos por demanda em paralelo ao contrato principal de manutenção. Os tipos de serviços são semelhantes, contudo o escopo como um todo é diferente. Comentou da dificuldade em esclarecer para o departamento jurídico essa diferença. Contudo, ela é positiva para os cofres públicos, pois evita que o contrato de manutenção seja superdimensionado para os períodos de baixa demanda.

TSE

A representante do TSE explicou que os setores de engenharia e de manutenção predial são vinculados à Secretaria de Administração, o que diminui a visibilidade e a importância desses departamentos.

Há, como em todos os órgãos, problemas quando das alterações de layout. Uma vantagem da nova sede do órgão são as divisórias de madeira e piso elevado, o que agiliza esse tipo de trabalho.

O contrato atual de manutenção predial prevê exclusivamente mão de obra, mas o órgão está estudando um novo modelo de contratação. O material é adquirido atualmente por meio de Atas de Registro de Preços. Em algumas circunstâncias, surgem atritos com o departamento jurídico e o controle interno.

A equipe de engenharia e manutenção é pequena (16 servidores, com poucos engenheiros e arquitetos) para gerenciar uma área de 116.000 m² que conta com sistemas modernos como automação inteligente e esgoto a vácuo.

O sistema de gestão de ordens de serviço foi iniciado em 2016.

STJ

A servidora Renata, da coordenadoria de compras, relatou sua experiência com a análise de termos de referência. O STJ conta com um setor específico para essa atividade. A equipe administrativa está em contato constante com a área técnica. Com isso, é possível prevenir a ocorrência de erros nos Termos de Referência. O setor estuda as contratações anteriores de forma a minimizar repetidas ocorrências dos problemas antigos.

MPDFT

O representante da Secretaria de Projetos e Obras do MPDFT apresentou a estrutura da manutenção do órgão. A equipe técnica tem aproximadamente 45 pessoas no quadro. Todos os projetos são desenvolvidos internamente.

As atividades de manutenção são divididas entre dois grupos: manutenção predial e grandes equipamentos.

As áreas de manutenção e de engenharia (obras) têm um bom relacionamento. Como exemplo disso, foi citado o recorrente feedback da manutenção nos novos projetos de engenharia. Outro exemplo é a utilização da engenharia de custos nas contratações de manutenção.

O sistema de gestão de ordens de serviço foi desenvolvido pelo órgão.

TST

O eng. Carlos apresentou a atuação da área de manutenção predial do órgão. O contrato respectivo conta apenas com a mão de obra. Todo o material é adquirido pelo próprio órgão, que conta com um almoxarifado completo.

Reduções foram feitas naquele contrato com a exclusão da previsão de reposição de postos durante os períodos de férias dos terceirizados.

TRE

O eng. Carlos relatou que o órgão é responsável por 30.000 m² de área construída entre diversas localidades no DF.

Diferentemente dos outros tribunais, afirmou que o TRE administra bem as alterações de layout porque o corpo técnico consegue sensibilizar os requisitantes ao mostrar o impacto ecológico e financeiro das mudanças.

A secretaria na qual se encontra a manutenção é responsável por diversas outras atividades, como limpeza e manutenção da sala-cofre daquele Tribunal. Todos os contratos já têm ANS.

O eng. Carlos citou o problema de roubo de peças nos contratos antigos, quando da saída da contratada. O problema foi resolvido com a implantação de check-lists de conferência de peças no começo e no final da vigência contratual.

Ações citadas para redução de custos: troca de torneiras por modelos de menor consumo e balanceamento dos circuitos elétricos.

Atualmente, o TRE está contratando a adequação para acessibilidade dos cartórios eleitorais.

STF

Os engenheiros do STF começaram citando a cooperação técnica entre o Supremo Tribunal Federal, o Senado Federal e a Câmara dos Deputados.

A estrutura é parecida com a do TSE. Dentro da Secretaria de Administração e Finanças, existe a Coordenação de Engenharia e Manutenção, a qual tem 6 seções.

O setor conta com 15 servidores e administra 16 contratos de manutenção. Contudo, o STF está estudando uma maneira de reduzir essas contratações a um número menor. Há ainda dificuldades para justificar essa redução para o Controle Interno.

A mudança será positiva, pois ainda existem serviços duplicados entre os contratos atuais. Há previsão da redução de 61 para 34 postos de trabalho e redução de despesas de 10 milhões para 7 milhões por ano.

Seção de Perguntas

Na seção de perguntas, os temas abordados foram os seguintes, recebendo comentários dos participantes da mesa de discussão:

Como formar os preços dos materiais dos contratos de manutenção?

Seguindo procedimento semelhante ao dos contratos de obras: utilizando as fontes oficiais como SINAPI e Sicro, os resultados de outras licitações e complementando com pesquisa de mercado. É importante comparar a planilha da empresa vencedora com as outras propostas, a fim de verificar a existência de manipulação de planilhas.

Uma estimativa apurada do consumo dos materiais tem um impacto financeiro muito relevante. Contudo, não convém ficar preso às quantidades, haja vista a possibilidade de inserção de itens a posteriori, de acordo com o Acórdão 2346/2016 do TCU.

Como justificar a simultaneidade de contratos permanentes e eventuais para serviços semelhantes?

A justificativa deverá incluir a noção de que a previsão dos serviços, considerando o pico da demanda em vez da sua utilização média, poderá gerar danos ao erário. Portanto, diferentes perspectivas temporais (serviço mensal e serviço esporádico, por exemplo), se bem justificados, podem ser levadas em conta para elaboração de dois objetos de contratação diferentes.

Como fiscalizar o uso do material das ordens de serviço?

A fiscalização pode ser dividida solidariamente com os solicitantes das ordens de serviço ou com “fiscais de campo”, servidores sem formação técnica, mas com um treinamento básico para essa função.

Na maioria dos casos, deve-se levar em conta a curva ABC de custos dos materiais e serviços, fiscalizando todas as principais ordens de serviço da parte A e complementando por amostragem.

Como definir a abrangência dos contratos de manutenção? Quando vale a pena dividir um contrato “guarda-chuva”?

A divisão dos contratos depende de uma série de fatores como o número de edificações envolvidas, as suas áreas construídas, a disponibilidade e a qualidade das empresas na região, a possibilidade de subcontratação, a cultura jurídica da empresa, etc.

Como lidar com a gestão da manutenção em nível nacional (caso do PGR, INSS, etc.)?

Tanto quanto possível, os participantes do GEPOM que convivem com essa situação tendem a buscar soluções de aplicação genérica em todos os seus pólos, principalmente utilizando notas técnicas e gerenciais (a exemplo da PGR), além do compartilhamento de ferramentas de gestão e de boas práticas de engenharia.

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